Med fem overordnede råd, kan du sikre succes, når du laver events

Når du planlægger events, er der mange detaljer, der skal være på plads, for at eventen bliver set som en okay oplevelse af gæsterne – og endnu flere, hvis eventen skal opleves som en succes. Udbuddet af kundeevents og konferencer er vokset meget de senere år, og det betyder, at der skal mere og mere til for at lokke gæsterne til og for at imponere de fremmødte.
Læs mere

Det er nødvendigt at arbejde strategisk og struktureret med events. Her er de fem vigtigste overvejelser, du skal gøre dig, når du planlægger events. Der er 365 dage på et år til at forberede et event, så det er bare om at bruge tiden fornuftigt, så du undgår fejl, der betyder, at du ikke får sat de rette mål – og når dem.

1. Kend dit publikum

Når du skal planlægge et event, ved du som regel, hvem der kommer. Det giver dig mange vigtige informationer, som du kan bruge effektivt. Specielt hvis der er tale om et kundearrangement, er der mange informationer at hente. Du kan f.eks. undersøge, hvad de har købt, deres interesser, deres køn og alder. På den måde kan du designe oplevelsen perfekt til dine kernekunder.

2. Sæt mål

Før du kan måle, om dit arrangement er en succes, er du nødt til at opsætte succeskriterier. Alligevel er der mange, der først begynder at tænke på at evaluere, når de sidste lys er slukket og gæsterne har forladt eventen. Du kan f.eks. opsætte mål i forhold til deltagerantal og konkrete personer, du gerne vil have til dit event, antal nye leads eller mediedækning. Det vigtigste er, at dine delmål hjælper dig til at nå virksomhedens overordnede mål.

3. Lav informerende design

Der er mange måder at kommunikere på, og du kan influere deltagerne gennem mange forskellige kanaler. Derfor er det vigtigt at indtænke vigtige budskaber i design af forskellige elementer. På den måde kan du sørge for at give kunderne den information, du ønsker.

4. Har du nået dine mål?

En ting er at fastsætte sine mål, men hvis du ikke følger op på dem, er de ikke til meget nytte. Derfor handler det fjerde punkt om, at du skal undersøge, om du har nået dine mål. Allerede i planlægningsfasen er det derfor vigtigt, at du beslutter dig for, præcis hvordan du vil dokumentere din målopnåelse. Hvis du f.eks. vil have, at kunderne går fra dit event med fem hovedbudskaber, så sørg for at spørge ind til dem efterfølgende, så du med sikkerhed ved, hvor mange af hovedbudskaberne det er lykkedes at sende hjem med kunderne.

5. Skab engagement

Det er altid kunden, der er førsteprioritet. Kunden kræver, at du er tilstede og lader andre interessenter være andenprioritet. Sørg for at engagere kunderne.  Det kan gøres på mange måder – et godt eksempel er fra en stor messe, som Caterpillar deltog på i Las Vegas. Her blev der lavet en flashmob med 100 mennesker, for at Caterpillar kunne få sine gæster til at følge med over til en anden del af deres stand, der lå et par hundrede meter væk.