At planlægge en konference eller en event er et håndværk, som skal tages alvorligt, for at man får succes

Alle events er forskellige. Alligevel er der mange elementer, der går igen fra gang til gang. Det er næsten umuligt at undgå overraskelser, men du kan være rigtig godt forberedt og have udtænkt forskellige scenarier, der gør det muligt for dig at klare selv større udfordringer, inden de for alvor skaber problemer. En af nøglerne er, at du arbejder meget struktureret.
Læs mere

Det gælder om at vende tingene rigtigt

For at en event opleves som effektiv, er det ikke nok, at dine gæster er glade. Det kræver, at du opfylder de mål, der på forhånd er fastsat for eventen. Det kan være et mål om et defineret antal nye leads, stigning i kundetilfredsheden eller efterfølgende at sælge for et vist beløb.

På baggrund af vores erfaringer, mener vi, at der er visse ting, der med fordel kan gøres i bestemt rækkefølge, når man opbygger events. Vi har udviklet en model, som vi bruger, når vi laver events. Med den for øje gør vi tingene i den rigtige rækkefølge, hvilket sikrer, at vi i sidste ende når de mål, vi har stillet i samarbejde med kunden.

Planlæg, eksekver og evaluer

Vores event-model er inddelt i tre faser: preparation, execution og evaluation. Hver fase har forskellige underopdelinger, der gør det nemmere at strukturere arbejdet. Herunder vil vi kort gennemgå de forskellige faser i modellen, så du nemt kan komme i gang og lave super gode events uden at glemme vigtige detaljer.

FASE 1 – PREPARATION

Det første skridt i den første fase kalder vi ETICS. Det er en forkortelse for: Event Target, Information and Creativity Sheet. Som navnet antyder, handler den første fase om at fastlægge alle nøgleelementer og de overordnede mål for eventen i samarbejde med din kunde. Du hjælper dig selv (og din kunde) meget, hvis du insisterer på at gå i dybden med at beskrive både ønsker, mål, kreativt sigte og samtidig får fastlagt budgetter m.m. Derudover sikrer du, at du har informationer nok til at undgå at forstyrre din kunde senere i forløbet, når der opstår spørgsmål – for mange af svarene kan du finde i ETICS. Det første, du skal gøre, er derfor at lave et samlet skema, hvor kunden kan skrive alle oplysninger til dig. Du skal selvfølgelig rådgive i det omfang, kunder ønsker. Det kan virke en smule unødvendigt at fastsætte så meget, men i det lange løb vil det komme til at spare dig for meget. Denne første fase af eventplanlægningen er helt afgørende for, hvor meget kunden kan give slip, og hvor høj grad af tryghed kunden føler.

Ud over ETICS består planlægningsfasen af location, communication, logistics and production og DEP (Detailed Event Plan).

Et af de største valg, du skal træffe som arrangør, er valg af location. Der er tre hovedelementer, du skal overveje, inden du lægger dig fast på en location: beliggenhed, udtryk og praktik. Alle tre elementer er lige vigtige og skal i høj grad spille sammen, før dit event bliver en succes. I forhold til beliggenhed skal du overveje, om den er attraktiv nok til, at du kan lokke dine gæster til. Det nytter ikke noget, at praktikken fungerer optimalt, hvis dine gæster vælger at blive væk, fordi det er for besværligt at komme frem. I forhold til udtryk skal du ramme den rigtige stemning. Du får oftest de bedste udtryk, hvis location er en tom skal, som du selv kan forme og skabe præcis det udtryk og den stemning, du ønsker, men det er langt fra en billig løsning.

Stedet skal være gearet til at håndtere lige præcis den type event, du har i tankerne. Du kan med fordel få din location til at koordinere nogle af elementerne, men husk at følge op, for i sidste ende er det altid dit ansvar, hvis der er noget, der går skævt.

Der er meget kommunikation i planlægningsfasen af et event. Der skal inviteres gæster, registreres gæster, sendes remindere ud, bygges eventhjemmesider og meget mere blot for at kommunikere med de gæster, du ønsker til eventen. Ud over det er der kommunikationen til kollegaer, leverandører, personale osv. Alt dette skal naturligvis håndteres på en hurtig og effektiv måde, her er det også vigtigt at arbejde struktureret. Prøv at begrænse brugen af e-mails, for de er som bekendt en værre tidsrøver. Vi opfordrer i stedet til, at du opretter skemaer, som du deler med de relevante personer, så I på den måde kan holde hinanden opdateret på processen, og hele tiden ved, hvor de nyeste informationer findes. Google Docs er et godt bud på, hvordan det kan lade sig gøre.

Det gælder om at have 100 procent styr på logistik og produktion. Her giver det god mening at arbejde i delte dokumenter frem for e-mails. De mest almindelige elementer er:

  • Lyd og lys
  • Sceneteknik
  • Tekniske installationer
  • Forplejning
  • Beklædning
  • Møbler
  • Artister
  • Værtinder

Når der er styr på alt det praktiske, er det tid til at lave en detaljeret eventplan. Det betyder, at alt bliver timet og tilrettelagt i mindste detalje, hvilket gør det muligt for alle de involverede at følge med under selve eksekveringen. I eventplanen indgår alle elementer i en timeline, fra du har adgang til location, og til alt igen er pakket sammen. Med den detaljerede eventplan i hånden er du godt klædt på til at eksekvere din event.

FASE 2 – EXECUTION

Selve eksekveringen er fase nummer to, og den består af setup, execution og harvest. Opsætningen af en event kan tage alt fra et par timer til flere dage. Det er vigtigt, at du hele tiden er et skridt foran og har overblik over de forskellige opgaver, som bl.a. udføres af håndværkere, teknikere og lydfolk, så alt er klar i god tid inden, I skal til at modtage gæsterne. Det er essentielt, at alle ved præcis, hvad de skal gøre, og hvad der er forventet af dem. Bed derfor alle, der skal hjælpe, om at møde ind mindst en halv time før, så de kan blive briefet godt, inden det hele går løs.

Når dørene åbnes, og gæsterne begynder at ankomme, er det SHOWTIME. Her skal alting køre perfekt, så du og din kunde kan være der for gæsterne og fokusere 100 procent på at nå de mål, I har sammen for eventen. Nu skal du høste frugterne af det, du har sået. Det er vigtigt at holde fokus på at få skabt de ønskede relationer og få indsamlet alle relevante informationer. Det gælder også efter lyset er slukket, og gæsterne har forladt location – der er nemlig stadig en del der skal gøres for at høste hele udbyttet af eventen, hvis du f.eks. arbejder med spørgeskemaer eller andre former for tilfredshedsundersøgelser eller måling af salg m.m.

FASE 3 – EVALUATION

Når et event er eksekveret, gælder det om ikke at hvile på succesen. Alle elementer i eventen skal evalueres for at sikre en endnu større succes ved det næste event. Læg op til, at alle, som har været en del af processen, kan komme med input, hvis de har lyst. Gode input kan sagtens komme fra en uventet kant. I evalueringsfasen gælder det om at stille de helt rigtige spørgsmål. Det vigtigste er, at du prioriterer tiden til at evaluere, og ikke lader dig friste af tanken om, at det kan være lige meget – det kan det bestemt ikke. I hvert fald ikke hvis du ønsker at lære noget af dine udfordringer og eventuelle fejl, så du kan udvikle dig og blive endnu dygtigere.